今日は少し厳しいお話をします。
あなたの会社のメールアドレス、sample-company-info@gmail.com のようなフリーメールになっていませんか？
相手企業は、こう思っています
最近は、最初のやりとりだけメールで、その後はLINEやSlackなどのメッセージツールに移行するケースも増えてきました。
「じゃあメールアドレスなんてどうでもいいか」というと、そうじゃない。
むしろ逆です。
最初の1通しか見られないからこそ、その印象が全てになる。
取引先や問い合わせ先のメールアドレスが @gmail.com だったとき、相手企業の担当者にこう思われているかもしれません。
「この会社、大丈夫かな。」
厳しい言い方に聞こえるかもしれません。
でもこれが現実です。
フリーメール＝個人が無料で使うもの、というイメージはまだまだ根強い。
企業として名刺に刷って、見積書に載せて、契約書に書く。
そのメールアドレスが @gmail.com だと、「ちゃんとした会社なのかな」という印象を与えてしまうことがあるんです。
悪意はない。
コストを抑えたい気持ちもわかる。
でも、相手はそう受け取っているかもしれない——そのことだけ、今日は知っておいてほしいのです。
実際に起きた事故
sample-company-info@gmail.com を複数人で共有して、転送もあちこちに設定している。
よくある運用です。
しかし。。。。
ある日、メールの容量がいっぱいになりました。
「古いメールを削除すればいい」と判断した社長が、いくつかのメールを消しました。
しばらくして、社員から一言。
「あのメール、どこいきました？必要だったんですけど…」
社長、大謝り。
共有メールは「誰でも触れる」からこそ、誰かが勝手に動いたとき止める人がいません。
幸い、別のアドレスへの転送設定が残っていたので辛うじて復旧できました。
でも転送もごっちゃまぜ状態だったので、復旧まで大変だったそうです。
こういうことが、ある日突然起きます。
info@共有の3大リスク
①誰が対応したか、誰もわからない
お客さんからの問い合わせメールが届きました。
誰かが対応したと思って全員がスルー。
気づいたときにはクレームになっていた——これ、笑えない話ですよね。
②セキュリティ：全員がパスワードを知っている
スタッフが退職しました。
でも sample-company-info@gmail.com のパスワードは変えていない。
元スタッフは今もそのメールを見ようと思えば見られる状態です。
③容量問題
さっきの事故の話そのままです。
共有だから誰も管理しない。
気づいたときにはパンクしている。
「1つでいいじゃん」は本当か？
こういう話をすると、「でも1つで足りてるし…」という声が返ってくることがあります。
わかります。
今のところ大きな問題は起きていない。
有料サービスにお金を出す理由が見えない。
でも私自身は、インターネットを使い始めた黎明期からずっと個人メール（名前@独自ドメイン）でやってきました。
共有メールという発想が、正直ピンとこない。
なぜかというと、メールアドレスは「その人の責任の所在」だからです。
「このメールは誰が送ったのか」「誰が対応したのか」が個人に紐づいていないと、責任の所在が曖昧になります。
「管理する担当者を決めれば」という話もありますが、経験上、それは続きません。
属人化していない仕組みは、結局誰のものでもなくなっていきます。
まず最初の一歩：独自ドメインを取るだけで変わる
難しい話は一旦置いておきます。
まず最低限、ここだけ変えてほしい。
sample-company-info@gmail.com → info@自社ドメイン
独自ドメインは年間数千円で取れます。
それだけで、相手への印象がガラッと変わります。
「ちゃんとした会社だ」と思ってもらえる最低条件を満たせます。
その先に、Google Workspaceがある
独自ドメインを取ったら、次のステップとして考えてほしいのがGoogle Workspace（GWS）です。
共有の info@ だけでなく、スタッフ一人ひとりに 名前@自社ドメイン のメールアドレスを持たせる。
有料です。
でも、月数百円〜で「誰が対応したか」「誰も対応していないか」が一目でわかる環境が手に入ります。
セキュリティも、容量も、管理も、全部まとめて解決できます。
今日の話をまとめると、最低限これだけお願いしたいです。
- まず：@gmail（フリーメール） から @独自ドメイン へ
- 次に：info@ を独自ドメインのアドレスに
- 余裕があれば：GWSで個人メールの運用へ
否定したいわけじゃないです。
「知っておいてほしかった」だけです。
一緒に、少しずつ整えていきましょう。
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